DERECHO CORPORATIVO



En la operación cotidiana de las empresas, es evidente que la celebración de contratos ha tomado relevancia particular como la principal forma de hacer negocios y/o solicitar la prestación de servicios.  Sin importar el área de negocios que pretendamos analizar, es claro que las empresas deben celebrar contratos con terceros para continuar operando. Estos contratos pueden versar desde los temas más sencillos como la contratación de servicios de limpieza y/o vigilancia, hasta temas que resultan ser de importancia medular para la existencia de las empresas en sí.

El trabajo diario de las empresas, así como el manejo cotidiano de documentos suele traer consigo una falta de organización, cuidado y resguardo de diversos documentos que si bien son manejados darles la importancia debida, pueden tener relevancia jurídica y por ende, llegar a poner en riesgo los bienes de la empresa.

 

Los documentos legales pueden contener obligaciones que terceros han contraído frente a nuestra empresa. El desconocimiento sobre la fecha de firma de los documentos que tienen relevancia legal, del contenido de los referidos documentos e incluso, el desconocimiento de la existencia de los mismos puede afectar a la empresa de formas diversas e imprevistas. En este supuesto, la afectación al patrimonio de la empresa puede darse en tres niveles:

1.- Retraso en la exigencia de pago de terceros. En este nivel, nos referimos a una falta de conocimiento por parte del personal e incluso de la gerencia de las empresas en exigir el pago o cumplimiento de obligaciones que terceros han contraído frente a nuestras empresas. En este nivel, la falta de organización de los documentos legales trae consigo que los terceros incurran constantemente en mora en el pago tanto de dinero como en el cumplimiento de obligaciones que tienen frente a nosotros. A partir de este momento puede nacer la posibilidad de exigir legalmente el cumplimiento de estas obligaciones.  

2.- Prescripción de derechos de cobro. En este nivel, la falta de cuidado en el manejo de los documentos y el desconocimiento en cuestiones de información que esto trae consigo puede llegar al grado que se pierda la posibilidad de ejercitar nuestro derecho de cobro. El transcurso del tiempo puede incluso generar que la empresa pierda la posibilidad de recurrir a ciertas instancias legales mediante las cuales se podían recuperar con mayor celeridad los montos en dinero que nos adeudan u obligar a los terceros a cumplir con las obligaciones contraídas con nuestra empresa.

3.- Pérdida total de derechos. En este tercer nivel, la falta de organización y debido cuidado de los documentos trae consigo el mayor perjuicio al patrimonio de las empresas. La negligencia llega a tal grado que puede ocurrir que no consideremos o no nos tengamos conocimiento de la existencia de estos adeudos o incumplimientos de terceros frente a nuestra empresa. La pérdida de estos derechos impacta directamente al patrimonio de la empresa al dejar de exigir el pago de estos conceptos por su total desconocimiento o un conocimiento de estos derechos de manera tardía que haga imposible tanto legal como fácticamente, efectuar su cobro.

Los documentos con relevancia legal, también suelen contener pasivos y riesgo para nuestra empresa. La mayor parte de los documentos que celebran las empresas, tienen una carga negativa en contra de nuestra empresa. Estos documentos pueden contemplar la obligación de pago o la existencia de obligaciones que nuestra empresa deba cumplir frente a terceros.

En este otro supuesto, el riesgo que corre la empresa consideramos que tiene tres niveles:

1.- Falta de conocimiento de obligaciones próximas a pagar/cumplir. En este primer nivel, la falta de organización y manejo adecuado de la documentación legal hace imposible para las áreas de dirección de la empresa tener conocimiento sobre las obligaciones que están próximas a ser exigibles, esto es, cuya fecha de pago o cumplimiento está próxima a cumplirse. Esto puede traer consigo, de entrada, un descontrol para la empresa en la programación de pagos o incluso una imposibilidad física de cumplir por cuestiones de tiempo, con las obligaciones que la empresa tenga frente a terceros.

2.- Incurrimiento en mora. En este segundo nivel, la mora o el retraso en el pago o cumplimiento oportunos, frente a las obligaciones que nuestra empresa haya contraído frente a terceros ha ocasionado que éstos nos exijan el pago de la obligación más el pago de intereses moratorios u otras penas convencionales que perjudican las finanzas de la empresa e incluso pueden derivar en un conflicto legal futuro.

3.- Existencia de conflicto legal. Este tercer nivel es el que genera un perjuicio mayor al patrimonio de la empresa. El incumplimiento por desconocimiento y falta de organización ha llegado al grado que la empresa se entera de su incumplimiento una vez que se le ha solicitado el cumplimiento de la obligación mediante autoridad jurisdiccional. En este momento es probable que el tercero afectado solicite el pago de daños y perjuicios; la empresa tendrá que pagar la obligación principal, los accesorios que hayan derivado de su incumplimiento e incluso erogar el pago de los servicios legales para su defensa en juicio.

Una vez explicadas las diferentes etapas de riesgo a las que se somete una empresa por consecuencia de un inadecuado manejo de la documentación relevante, cobra importancia la necesidad de tener un archivo dotado de orden, jerarquización y control de documentos para efectos de salvaguardar los intereses de las empresas así como evitar cualquier contingencia presente o futura que pueden no solo afectar su patrimonio sino incluso su estabilidad o la tranquilidad de sus directivos y socios.

El trabajo de organización de documentos legales debe basarse en la experiencia y conocimiento de personas capacitadas para detectar y jerarquizar la información obtenida. Se requerirá de una primera etapa de revisión, organización y depuración de los documentos ya existente en los archivos de las empresas para instaurar entonces un sistema que permita a la empresa ejercer prácticas diarias mediante las cuales se conserve el control de la documentación archivada, misma que permitirá tener claridad respecto de las obligaciones y los derechos que le son conferidos a la empresa por los convenios o contratos que celebra en su operación diaria.

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